Top sharing : un duo aux commandes

Le « top sharing » désigne un poste à responsabilité exercé conjointement. Ce nouveau modèle de travail séduit de plus en plus de femmes et d’hommes. Deux agronomes, Andrea Mantler et Sarah Schmocker, expliquent comment elles se partagent la responsabilité du ressort Service technique chez UFA, où elles sont en charge des recettes d’aliments fourragers.

Comment vous est venue l’idée de partager ce poste à responsabilité ?
Sarah : C’est notre supérieur qui en a eu l’idée. Il savait que nous voulions toutes les deux réduire notre temps de travail après notre congé de maternité. Il était aussi conscient que nous avions toutes deux des ambitions et souhaitions évoluer sur le plan professionnel. Il y a trois ans, il nous a ainsi proposé d’endosser cette fonction dirigeante en top sharing. C’était une configuration « gagnant-gagnant » pour toutes les deux. Nous-mêmes n’avions pas envisagé cette possibilité, car ce modèle n’existait pas encore chez UFA.
Andrea : La vie professionnelle de beaucoup de femmes se complique dès qu’elles fondent une famille. Mais, quand on aime son travail, on n’a pas envie de lever le pied simplement parce qu’il y a plus à faire à la maison. La vie continue, et tout le monde devrait avoir la possibilité de s’épanouir, avec ou sans enfants.

Comment vous répartissez-vous le travail ? 
Sarah : Un poste peut être réparti de différentes façons, notamment en termes de temps et de tâches. Pour ce qui est du temps, nous travaillons en décalé : Andrea le lundi et le mardi, moi le mercredi et le vendredi. Le jeudi, nous sommes toutes les deux au bureau. C’est le « point de contact » pour l’ensemble de l’équipe. Nous effectuons les tâches de direction ensemble, notamment la conduite du personnel et la suppléance de notre supérieur hiérarchique. Nous nous chargeons également ensemble de l’approvisionnement en matières premières bio et de la collaboration avec l’usine d’aliments composés de St. Margrethen. Nous avons cependant chacune un domaine de spécialité précis, non partagé.
Andrea : Les recettes d’aliments pour les ruminants, c’est-à-dire les vaches, les veaux et les génisses, sont ma spécialité. Les aliments pour les volailles sont celle de Sarah. La formulation des aliments pour animaux consiste, par exemple, à déterminer la quantité de maïs à inclure dans le fourrage des bovins ou la teneur en protéines d’un aliment destiné aux poulets. Nous nous répartissons également certaines tâches : en ce moment, Sarah se rend aux réunions d’usine à St. Margrethen. En contrepartie, je me charge des séances avec fenaco GOF sur les matières premières bio. Tous les deux mois, nous inversons les rôles. Sarah se charge alors des matières premières bio, et moi du suivi en usine.

Vous devez donc vous réorganiser tous les deux mois. Ce n’est pas trop compliqué ?
Andrea : Non, c’est plutôt un avantage en réalité, car nous restons à la page dans les deux domaines. Si l’une de nous tombe malade ou a une urgence, l’autre peut prendre le relais sans problème.
Sarah : C’est aussi un avantage dans le cadre du travail à temps partiel en semaine. En mon absence le lundi et le mardi, Andrea doit pouvoir me remplacer, et inversement. Cette rotation nous permet de rester toutes les deux dans le coup.

Comment vous organisez-vous quand l’une d’entre vous est en vacances ? L’autre travaille-t-elle alors à temps plein ? 
Andrea : Non, ce ne serait pas possible avec des enfants en bas âge. En général, nous nous organisons pour que toutes les affaires en suspens importantes soient réglées avant les vacances. Trois jours par semaine sur cinq sont automatiquement assurés par celle qui est présente. Pendant les deux jours restants, c’est notre chef qui prend toutes les décisions urgentes et non programmées.
Sarah : Bien sûr, nous devons être très disponibles et accepter de prendre un appel téléphonique pendant un jour de congé de temps à autre. Mais nous faisons volontiers cet effort supplémentaire, d’autant plus si cela facilite le travail de la personne au bureau.

Comment vos collègues réagissent-ils au top sharing ?
Sarah : Ils ne nous connaissent qu’à deux (rires). Beaucoup de nos collaboratrices et collaborateurs actuels nous ont rejoints lorsque le top sharing était déjà en place. Certes, tout le monde doit faire preuve de souplesse, mais chez UFA, c’est généralement le cas. C’est juste une question d’habitude. Le plus souvent, cela se fait automatiquement. Les nouvelles possibilités offertes par le numérique favorisent également le top sharing. Nous gérons, par exemple, un bloc-notes commun dans l’application OneNote. Cela nous permet d’avoir à tout moment une vue d’ensemble et de contrôler l’état d’avancement des tâches.

Faut-il être de bons amis pour partager un poste ? 
Andrea : Non, mais le fait que nous nous entendions bien est un atout indéniable. Nous devons faire preuve d’esprit d’équipe. Après tout, la volonté de trouver des solutions ensemble est la condition sine qua non de toute collaboration efficace. Le top sharing exige une bonne dose de tolérance, car chaque individu a sa propre façon de voir les choses. Cependant, il n’y a généralement pas qu’une seule voie possible, mais bien d’autres encore. Ce qui compte, c’est de bien informer les parties prenantes et d’avoir une réflexion et des méthodes de travail structurées, afin que tous les documents nécessaires puissent être localisés, même si quelqu’un d’autre les a archivés.
Sarah : Dans le cadre du top sharing, nous avons appris à bien nous connaître au fil du temps. L’ouverture, la disposition à faire des compromis et la possibilité de parler de tout l’une avec l’autre nous aident beaucoup. C’est très différent de prendre des décisions seul. A deux, il faut plus de concertation. Cela conduit aussi à une « double évaluation » des décisions et en améliore la qualité.

Comment gérez-vous les divergences d’opinion ? 
Sarah : De manière générale, nous dialoguons dans un esprit très ouvert. Il arrive qu’Andrea fasse les choses un peu différemment de ce que j’aurais fait. Dans ce cas, il suffit de poser la question : pourquoi les choses ont-elles été faites comme ça ? Ces moments sont souvent mutuellement enrichissants. A titre d’exemple, Andrea travaille avec des matières premières bio depuis bien plus longtemps que moi et s’y connaît mieux dans ce domaine. Quand j’ai un doute, je la consulte volontiers en amont. Pour d’autres choses, je décide seule.
Andrea : En revanche, tu as une meilleure connaissance que moi des processus et des procédures en vigueur à l’usine d’aliments composés de St. Margrethen. Pour ces questions, c’est exactement l’inverse qui se passe. C’est également un avantage de taille. Nous pouvons discuter et trouver ensemble de nouvelles solutions.

Après le top sharing, comment voyez-vous la suite ? 
Sarah : Tant que les enfants sont petits, ce modèle est la solution idéale pour moi. Mais d’ici quelques années, quand les enfants seront un peu plus grands, je me vois bien diriger des équipes plus importantes et assumer davantage de responsabilités.
Andrea : Je ne peux qu’approuver (rires). Nous verrons ce que l’avenir nous réserve.